Nos besoins en planification du personnel sont spécifiques et varient d’un établissement à l’autre, car ils sont liés à ceux des personnes que nous accompagnons. Outre son expertise des grilles cycliques, EURODECISION a su répondre à ce besoin pour des plannings sur mesure respectant les rythmes de vie des collaborateurs. L’équipe a été particulièrement réactive et nous sommes très satisfaits du déroulement des échanges.Damien BrunelDirecteur des Pôles PLEIADE et ESCALE - Fondation ARHM
Depuis 1950, la Fondation ARHM œuvre dans les domaines de la santé mentale et du handicap dans la région lyonnaise. Elle accueille, soigne et accompagne plus de 16 000 adultes et enfants au sein de ses établissements et services.
Intégrés aux pôles médicaux-sociaux Pléiade et Escale, les Maisons d’Accueil Spécialisé Révolat, Le Bosphore et l’Etablissement d’Accueil Médicalisé Parc de l’Europe fonctionnent 7j/7 et 24h/24 et nécessitent du personnel présent sur site à tout moment pour accompagner les résidents. Afin d’adapter les effectifs des différentes catégories de personnel aux besoins des établissements, les plannings des collaborateurs sont organisés par roulements.
Elaborés à l’ouverture des structures il y a plusieurs années, les plannings se sont complexifiés avec le temps pour tenir compte des nouvelles contraintes liées à l’activité, mais aussi répondre aux évolutions des équipes (demandes d’aménagements individuels, arrivées et départs de collaborateurs…). Il en résulte des incohérences dans les emplois du temps (ex. rythmes soutenus et déséquilibrés, temps de repos insuffisant…), des plannings moins adaptés au fonctionnement des structures, et une dégradation de l’équité, critère important tant pour les salariés que pour la Direction.
En début d’année, la direction a donc lancé un projet de refonte et de simplification des grilles de roulements des trois établissements. Le problème étant très compliqué à traiter manuellement et la Direction n’ayant pas les ressources internes pour traiter efficacement cette problématique, elle a cherché un prestataire pour l’accompagner dans la construction de plannings sur mesure. L’expertise du spécialiste des mathématiques décisionnelles EURODECISION, ainsi que ses références en planification des ressources humaines, en particulier dans le secteur médico-social, ont convaincu la direction de lui confier l’étude.
Au printemps, des premiers ateliers ont permis de déterminer le cahier des charges pour la refonte des grilles de roulement. Les besoins par catégorie de personnel (aide-soignant, accompagnateur éducatif et social, moniteur-éducateur) ont été listés et priorisés pour les différentes unités de chacun des établissements.
EURODECISION a ensuite utilisé son composant d’optimisation LP-Roster dédié à la construction automatique de grilles de roulements cycliques pour proposer des grilles de planning répondant aux contraintes émises et respectant les règlementations (droit du travail et conventions collectives). Chaque scénario proposé a été soumis à la validation du Directeur des Pôles et de ses adjointes, et les critères ont été ajustés au fur et à mesure des échanges pour correspondre à leurs attentes, tel que l’impératif d’une durée moyenne de travail hebdomadaire de 35h.
Livrés en juillet, les nouvelles grilles de roulements élaborées par EURODECISION seront présentées dès que possible avant d’être déployées l’année prochaine. Les attentes des collaborateurs vis-à-vis des nouveaux plannings sont en effet grandes et la Direction souhaite prendre le temps nécessaire pour mettre en place cette nouvelle organisation. A terme, les horaires simplifiés, les roulements équilibrés et la plus grande stabilité des plannings devraient contribuer à l’amélioration des conditions de travail des équipes de la Fondation ARHM et à la réduction du turnover dans ce secteur qui peine à recruter.
