Il y avait beaucoup d’appréhension de la part des planificateurs au départ, du fait du changement d’outil, (4 planificateurs en France et 4 en Angleterre). Après quelques mois, aucun planificateur ne voulait faire marche arrière. L’outil a fait l’unanimité, c’était un succès complet. Même s’il a fallu ajuster certains détails au début, la réactivité des fournisseurs, (EquiTime et EURODECISION), a toujours été rapide, ce qui a joué un rôle primordial dans la réussite du projet.Olivier COLINResponsable Planning France - Eurotunnel
Eurotunnel est titulaire jusqu’en 2086 de la Concession du tunnel sous la Manche, le système de transport le plus rapide, le plus fiable, le plus simple et le plus respectueux de l’environnement pour franchir le Détroit du Pas-de-Calais. Ces atouts intrinsèques, associés à l’expertise et à l’inventivité de ses équipes engagées dans une démarche d’amélioration continue, portent le succès d’Eurotunnel, incontournable opérateur du transport transmanche.
Depuis 1994, 300 millions de passagers et plus de 60 millions de véhicules (dont 18 millions de poids lourds) ont emprunté le Tunnel, devenu un lien vital entre le Royaume-Uni et le continent. Outre le développement de son cœur d’activité, qui est le transport de camions et voitures via des navettes dédiées, le groupe s’appuie sur ses savoir-faire pour élargir son champ d’action au-delà du Tunnel, dans ses deux grands métiers et domaines d’expertise : la gestion d’infrastructures et le transport par le rail.
Historiquement, Eurotunnel utilisait deux outils différents, un pour gérer le personnel roulant et un autre pour le personnel au sol sachant qu’une partie des salariés travaillait sur les deux secteurs. La direction d’Eurotunnel a donc décidé de rechercher un système qui puisse gérer la polyvalence des personnels. L’outil devrait également centraliser la planification France et Angleterre tout en gérant les 2 réglementaires.
Olivier Colin explique que « lors de la phase de consultation, deux ou trois fournisseurs étaient positionnés. C’est AgileTime qui a été choisi pour sa simplicité d’utilisation, sa convivialité ainsi que la possibilité d’y greffer des modules externes, (comme le self-service pour le workflow des demandes d’absences), pour faire évoluer les fonctionnalités de l’outil. EquiTime avait fait une réponse commune avec la société EURODECISION. EquiTime pour la partie gestion des temps de présences et absences et la planification, EURODECISION pour le moteur de planification (optimisation et fabrication de plannings semi-automatisée). Les 2 outils étant interfacés pour pouvoir importer les plannings construits via le moteur d’EURODECISION dans AgileTime. »
Le projet a démarré fin 2006 – début 2007 avec une très grosse phase d’analyse d’EURODECISION et EquiTime.
Le développement spécifique d’EURODECISION pour intégrer le moteur d’optimisation des plannings a suivi cette phase d’analyse. Olivier Colin était le Key User sur le projet, il exprimait les besoins d’Eurotunnel et cherchait comment les adapter au niveau du logiciel pour les utilisateurs. Didier Descamps était quant à lui le responsable projet chez Eurotunnel.
Les phases de paramétrage puis de saisie ont suivi ; elles aussi ont nécessité un temps assez important. Enfin les tests ont démarré début 2008. Le déploiement de l’outil a commencé côté français pour tous les salariés en même temps du fait de leur polyvalence. Un déploiement par service n’a pas été possible. Le déploiement complet s’est terminé par la mise en place côté anglais début 2009 même si les deux réglementaires avaient été intégrés dès la phase de paramétrage. Les consultants d’EquiTime ont géré ces différences au niveau de la base de données et aucun problème n’a jamais été rencontré à ce niveau.
Olivier Colin s’est occupé de l’intégration de l’outil durant la phase projet puis s’est chargé des formations et de la communication. « C’est la partie France qui a été moteur et a accompagné le côté anglais » précise-t-il.
Après plusieurs mois d’utilisation, « L’outil est stable. La convivialité et la facilité d’utilisation d’AgileTime sont également des facteurs de réussite du projet, ainsi que les petits plus du produit comme l’outil de « recherche et remplacement » qui peut s’avérer très utile.».
Olivier Colin explique que l’outil a permis aux planificateurs de gagner du temps sur la saisie et qu’ils peuvent maintenant retrouver leur vrai métier, bénéfice non négligeable pour ces 8 personnes qui ont tout de même à planifier plus de 1000 salariés avec des multi-compétences pouvant aller jusqu’à une vingtaine pour un certain nombre d’entre eux. Ils peuvent maintenant se recentrer sur le contrôle et l’ajustement des plannings pour optimiser les charges de travail et la répartition des ressources humaines d’Eurotunnel.
« La consultation des plannings via le self-service d’AgileTime a été mise en place pour tous les salariés français il y a peu de temps, ce qui signifie qu’ils peuvent maintenant se connecter de chez eux pour voir les éventuels changements sur leurs postes ou horaires. Cette fonctionnalité est très appréciée des salariés. Une prochaine étape serait de leur donner la possibilité d’utiliser le workflow des demandes d’absence que nous n’avons pas encore mis en place. »
